Por Andrés van Wersch C. y equipo RCML
Entendemos por cadena de valor productiva, los procesos que permiten a partir de una demanda, planificar el abastecimiento de materiales y materias primas, y la planificación de la producción, almacenamiento y despacho a los clientes o consumidores. Daremos algunas recomendaciones simples a tener presente cuando la empresa o la cadena está sometida a stress global a causa de una crisis.
Ejemplos en nuestro país tenemos varios, la mayoría a causa de terremotos, o causas climáticas, pero existen otros menos esperables y de gran impacto, pero independiente del origen, debemos sacar adelante nuestra empresa.
¿Qué hacer “antes”?
La planificación y diseño de la cadena de valor debe ser probada para momentos de crisis eventuales, realizando ejercicios que permitan entrenar al equipo para crisis. Puede ser muy eficiente si “todo anda bien”, pero la administración debe prepararse y anticiparse para los momentos en que afloren problemas complejos, por lo que el diseño debe incorporar este aspecto clave.
Recomendaciones en momentos de crisis
Personas
● Tener claridad con qué personas contamos, qué problemas están abordando en sus casas, tener en cuenta que una persona con problemas, aunque quiera no estará disponible para aportar en estos momentos.
● Dar flexibilidad es necesario, conocer con claridad con quién contamos en cada momento o turno, y ser realistas, dado que sólo algunas tareas pueden ser realizadas en forma remota, la planificación de los turnos es un tema crítico en una situación de crisis.
● Apoyar a las personas y sus familias en situación de problemas es lo que toca hacer.
Clientes
● La estimación de demanda es más difícil de obtener, requiere organizar conversaciones más frecuentes e intensas con nuestros clientes, y conocer lo que les pasa en los momentos difíciles. Los sistemas de información normales no nos darán mucha información, es el momento de acercarnos.
● Es necesario conocer sus problemas, dependencias de otros proveedores, impacto en sus redes de despacho, en sus centros de distribución, y en la capacidad real de recepción de sus productos o insumos y si están afectados en sus canales de venta.
Proveedores
● La primera tarea es revisar nuestra relación con los proveedores de insumos, servicios, materias primas, y repuestos. Es relevante darnos tiempo para visitarlos o llamarlos si es posible para conocer su status actual.
● Si contamos con varios proveedores para una materia prima, lo más probable es que seamos de menor prioridad para ese proveedor que otro cliente en tiempo de escasez.
● Si tenemos uno o pocos proveedores alternativos para una materia prima, requerimos más que nunca de un mayor involucramiento en su estado actual, es relevante ahora conocer si cuenta con proveedores aguas arriba, su flujo de caja, sus fuentes de abastecimiento, energía, distribución etc., es muy similar a lo que debemos hacer nosotros en nuestra empresa.
Planificación de la producción
● Es imprescindible definir y priorizar los procesos críticos de manera de asegurar su continuidad y que no sean interrumpidos.
● Ser realistas en entender con qué personas cuento, en operación, mantención, servicios etc., y qué insumos voy a tener con seguridad (inventarios o fechas de recepción desde proveedores), con el fin de realizar una producción eficiente y sin interrupciones.
● Recomendamos no saltarse los controles de calidad aunque sea más difícil realizarlos, la calidad debe mantener los estándares. Despacho.
● Asegurar que cuento con la red de distribución disponible para planificar adecuadamente los despachos.
● Revisar las condiciones de ventas, y ver si puedo flexibilizar las políticas de cobranza, que en crisis se suele complicar la cadena de pagos.
● En situaciones de crisis es corriente encontrar que los clientes no pueden recibir algo que han solicitado, por diferentes razones, se minimiza con una relación más personal que sistémica en estas condiciones.
Flujo de caja
● Es habitual que la empresa tenga el capital de trabajo necesario para su operación y con las holguras pertinentes, sin embargo, en las crisis esto puede cambiar dramáticamente. Recomendamos un seguimiento cercano, ya que se deben tomar decisiones que impactarán los resultados, y probablemente tendremos una disminución de las ventas que pondrá presión en las finanzas de la empresa. Tener una relación cercana con el área financiera y prepararnos para resolver estos temas, hará la diferencia entre reducir y alargar el tiempo de recuperación.
● Los seguros pueden ser un alivio si tienen la cobertura y deducibles adecuados para la crisis en la que estamos, sin embargo, en muchas circunstancias no permiten contar con ellos en el corto plazo.
Nuestra compañía puede estar amenazada por un evento muy difícil, pero nuestro equipo de crisis, bien liderado y coordinado, tendrá que abordar cada tema relevante con acciones estratégicas claras y trazables, y con personal comprometido.
De seguro el equipo afrontará momentos difíciles y consecuencias negativas, pero al final debería salir fortalecido, más resiliente y mejor preparado para la siguiente crisis, que ocurrirá con una alta probabilidad.
SOBRE RISK & CRISIS MANAGEMENT LATINAMERICA
Risk & Crisis Management Latin America fue fundada en 2011, por un grupo de académicos y empresarios chilenos y estadounidenses que vieron la necesidad de difundir en Chile el concepto de anticipación y prevención de potenciales crisis en empresas y organizaciones. Actualmente, las empresas se enfrentan a potenciales riesgos que pueden o no ser parte de su core business. La sociedad es mucho más proactiva y exigente en la defensa de sus derechos, ya sea como colaborador de una empresa, ciudadano o contribuyente, como también en cruzadas que representan sus valores. Más aún cuando se hace referencia a la indefensión de los más débiles frente a instituciones o actores que puedan violentar al ciudadano. En este contexto, en RCML ha adaptado al mercado probadas metodologías de prevención y gestión de crisis que ha aplicado con éxito en múltiples empresas de diferentes industrias con gran éxito en Chile.
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